1.1

Denne whistleblowerpolitik beskriver formålet med, at organisationen har etablere en whistleblowerordning, retningslinjerne for dens funktion, hvem der kan benytte whistleblowerordningen, og hvad der må indberettes via whistleblowerordningen.

1.2

Whistleblowerordningen har til formål at sikre, at en whistleblower, som defineret i denne whistleblowerpolitik, hurtigt og fortroligt via en særlig, uafhængig og selvstændig kanal kan indberette overtrædelser eller potentielle overtrædelser omfattet af lov om beskyttelse af whistleblowere, med henblik på, at en uafhængig og selvstændig whistleblowerenhed vurderer, hvilke tiltag der er behov for.

2.1

Whistleblowerordningen kan benyttes af personer, som i forbindelse med deres arbejdsaktiviteter har adgang til oplysninger om uregelmæssigheder, herunder (men ikke begrænset til):

(i) Medarbejdere

(ii) Ledere og ledende medarbejdere

(iii) Praktikanter, både betalte og ulønnede

(iv) Frivillige og midlertidige medarbejdere

3.1

Ordningen dækker indberetninger vedrørende alvorlige lovovertrædelser eller andre alvorlige forhold. Dette omfatter handlinger, der er ulovlige, udgør alvorlige overtrædelser eller forhold, der gør det muligt at omgå gældende regler.

3.2

Indberetningen skal angå overtrædelser eller potentielle overtrædelser omfattet af whistleblowerloven defineret som handlinger eller undladelser, der:

(i) udgør en alvorlig lovovertrædelse eller et i øvrigt alvorligt forhold, såsom:

- Overtrædelse af eventuel tavshedspligt

- Misbrug af økonomiske midler

- Tyveri

- Svig

- Underslæb

- Bedrageri

- Bestikkelse

- Brud på arbejdssikkerheden

- Enhver form for sexchikane

- Grov chikane, f.eks. mobning, vold og chikane på grund af race, politisk eller religiøst tilhørsforhold.

(ii) er ulovlige i henhold til EU-retten inden for en række specifikke områder, herunder f.eks.:

- Offentligt udbud

- Hvidvask

- Produktsikkerhed- og overensstemmelse

- Transportsikkerhed

- Fødevare- og fodersikkerhed

- Dyresundhed og -velfærd

- Miljøbeskyttelse

- Folkesundhed

- Forbrugerbeskyttelse

- Beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger

- Netværks- og informationssystemers sikkerhed

3.3

Forseelser, som ikke er omfattet af whistleblowerordningen, skal indberettes via de sædvanlige kommunikationsveje.

4.1

For at muliggøre en effektiv undersøgelse er det vigtigt, at indberetninger er så detaljerede som muligt. Det er nødvendigt at give en beskrivelse af forholdet, involverede parter, vidnesbyrd, relevante dokumenter og eventuelle forsøg på at skjule forseelsen.

4.2

Åbenlyst grundløse indberetninger vil ikke undergå nærmere undersøgelse.

5.1

Organisationen har udpeget en whistleblowerenhed, som modtager indberetninger, følger op på dem og giver feedback. Denne enhed består af erfarne personer i organisationen, som sikrer fortrolig og omhyggelig behandling af indberetninger.

5.2

Indberetning foregår skriftligt via en dedikeret online platform, der er blevet etableret til formålet. Platformen faciliterer processen på følgende områder:

(i) Det er kun virksomhedens whistleblowerenhed, som kan sagsbehandle indberetningerne gennem platformen.

(ii) Whistleblower kan under indberetningsprocessen vælge, om vedkommende ønsker at forblive anonym.

(iii) Uanset om whistlebloweren vælger at være anonym eller oplyser navn og kontaktinformation, kan vedkommende følge sin sag og kommunikere med virksomhedens whistleblowerenhed via et personligt link, som genereres, når indberetningen indsendes.

(iv) Den online platform sikrer, at indberetningerne bliver sagsbehandlet i overensstemmelse med gældende whistleblowerlovgivning og i overensstemmelse med denne politik.

Disse foranstaltninger er indført for at beskytte whistleblowere og deres rettigheder, samt for at sikre, at indberetningerne behandles korrekt og ansvarligt.

6.1

Anonym indberetning er mulig via den online indberetningsplatform. Whistleblower opfordres dog til at angive navn og kontaktinformation, da dette letter den videre undersøgelse.

6.2

Såfremt whistlebloweren vælger at foretage en anonym indberetning, anbefales det af hensyn til

at sikre fuld anonymitet, at whistlebloweren anvender en privat pc eller eksempelvis en pc, der er placeret på et offentligt bibliotek.

6.3

Hvis whistleblower vælger at indberette anonymt, er det muligt for vedkommende at kommunikere anonymt med whistleblowerenheden via den online platform. Det er således muligt at give supplerende oplysninger og forblive anonym. I forbindelse med indberetningen genereres der et link, som af hensyn til at sikre anonymiteten ikke kan genskabes. Det er derfor vigtigt, at whistleblower gemmer linket og husker at tilgå det for at kommunikere med whistleblowerenheden, da det ikke er muligt at kommunikere på anden vis.

6.4 Hvis whistleblower har oplyst navn og kontaktinformation, vil vedkommende modtage en e-mail, når sagen opdateres. Selvom whistleblower ikke ønsker at være anonym, bør al kommunikation og udveksling af dokumentation mv. ske via den online platform. Dette sikrer at udvekslingen dokumenteres samt at det kun er whistleblower og whistleblowerenheden, der kan tilgå data.

7.1

Whistleblower modtager:

- bekræftelse på modtagelsen af indberetningen inden for 7 dage efter modtagelsen

- feedback hurtigst muligt og som udgangspunkt inden for 3 måneder fra det tidspunkt, hvor modtagelse af indberetningen bekræftes

7.2

Der kan efter omstændighederne være behov for at forlænge tidsrammen for feedback, hvor det er nødvendigt af hensyn til sagens konkrete omstændigheder, navnlig indberetningens art og kompleksitet, hvilket kan kræve en langvarig undersøgelse. Såfremt dette er tilfældet, underrettes whistlebloweren herom.

8.1

Når en foreløbig undersøgelse har fundet sted, orienteres den/de berørte person(er) om indberetningen, identiteten på sagsbehandlere og de forhold som indberetningen vedrører.

8.2

Berørte person(er) har i henhold til whistleblowerloven ret til beskyttelse af sin identitet under sagsbehandlingen og ret til et effektivt forsvar. Desuden tages der hensyn til berørte person(er)s rettigheder i henhold til persondataforordningen.

9.1

Whistleblower beskyttes mod repressalier i overensstemmelse med gældende whistleblowerlov for at sikre, at de kan rapportere uden frygt for konsekvenser.

9.2

Ved "repressalier" forstås en ufordelagtig behandling eller ufordelagtig følge som reaktion på en indberetning. Det kan eksempelvis være suspension, afskedigelse, degradering, m.v.

9.3

Såfremt whistleblower foretager indberetning i ond tro og velvidende, at de indberettede oplysninger ikke er korrekte, er whistleblower ikke beskyttet mod repressalier. Whistleblower kan efter omstændighederne straffes med bøde, hvis der forsætligt indberettes falske anmeldelser.

Er whistleblower ansat i organisationen, kan det tillige få ansættelsesretlige konsekvenser, herunder resultere i bortvisning.

9.4

Oplysninger om whistleblowers identitet eller andre oplysninger, ud fra hvilke whistleblowers identitet direkte eller indirekte kan udledes, videregives kun til andre end whistleblowerenheden efter forudgående indhentelse af whistleblowers samtykke.

9.5

Oplysninger om whistleblowers identitet kan dog uden samtykke videregives til andre offentlige myndigheder, hvis videregivelse sker for at imødegå overtrædelser (eksempelvis en kriminel handling, der ikke har fundet sted endnu), eller med henblik på at sikre berørte personers ret til forsvar. Hvis whistleblowers identitet videregives uden samtykke, vil whistleblower blive orienteret herom, herunder modtage en begrundelse for videregivelsen, medmindre underretningen vil bringe relaterede undersøgelser eller retssager i fare.

9.6

Whistleblowerens identitet kan tillige videregives ved en eventuel retssag vedrørende det indberettede forhold.

• 10.1

  Whistleblower kan i stedet vælge at indberette via Datatilsynets eksterne whistleblowerordning, eksempelvis hvis whistlebloweren er bekymret for repressalier. Datatilsynets eksterne whistleblowerordning kan tilgås via https://whistleblower.dk/indberet. 

11.1

Indberetninger opbevares så længe, det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at overholde de krav, der følger af dansk lovgivning.

11.2

Alle indberetninger vil blive opbevaret forsvarligt, og det vil kun være muligt for relevante personer i whistleblowerenheden at tilgå oplysningerne.

12.1

Hvis du har spørgsmål vedrørende denne whistleblowerpolitik, er du velkommen til at kontakte organisationens ledelse.

[email protected] 

13.1

Denne whistleblowerpolitik vil blive opdateret efter behov for at afspejle ændringer i gældende lovgivning eller organisatoriske krav.